Kunsten å gå fra manuell til digital timeføring

Behovene rundt timeregistrering ble utgangspunktet da Ehrhardt høsten 2019 startet prosessen med å digitalisere bedriften.

– Ja, vi så at vi hadde et stort behov for å oppgradere systemet vårt for timeregistrering. Samtidig ønsket vi også å samle flere funksjoner i ett system, som for eksempel timeregistrering, sykmelding, ferieplanlegging og reiseregning, forteller Ehrhardt.

– Før vi begynte å lete etter system etablerte vi en arbeidsgruppe med medlemmer fra forskjellige avdelinger. Sammen formulerte vi noen rammer og ønsker som vi ville at systemet skulle dekke. Noen av de viktigste kravene var:

• Systemet skulle være brukervennlig. Lett å forstå og enkelt å bruke i hverdagen.
• Vi ville samle flere funksjoner slik at vi ikke trengte å bruke flere system.
• Oppsettet måtte være fleksibelt, slik at vi kunne tilpasse det til våre behov.
• Gode rapportfunksjoner var veldig viktig.

– Vi hentet inn erfaringer og anbefalinger fra flere grupper, deriblant andre museum, lokale bedrifter og særlig bygg- og anleggsbedrifter i regionen. Proresult var én av to som vi deretter kikket nærmere på. Det som var avgjørende for oss var at Proresult hadde et mer brukervennlig oppsett for timeregistrering og at systemet var bedre tilrettelagt for prosjektbasert arbeid, forteller Ehrhardt.

Etter valget av system gjenstod det å implementere det i bedriften. Dette hadde Ehrhardt en god strategi for å få til.

– Vi så tidlig et behov for en innkjøringsfase, der vi kunne jobbe med å tilpasse systemet etter våre behov. Jeg syntes også det var viktig at vi hadde minst én person i hver avdeling som kunne fungere som superbruker, når vi tok i bruk Proresult på ordentlig.

– Arbeidsgruppen ble derfor deklarert som beta-testere og vi opprettet brukere i Proresult til beta-testerne ca. 3 måneder før hele bedriften gikk over til Proresult som timeregistreringsprogram. Overgangen ved årsskifte var bra for oss, siden vi nå kan dra full nytte av rapporter fra hele året.

– Beta-testerne hadde flere arbeidsmøter der de diskuterte tilpasninger og oppsett, samtidig som de prøvde ut funksjoner og gjorde seg kjent med systemet. I januar hadde vi et felles seminar med vår kontaktperson i Proresult der vi fikk en felles innføring i Proresult for alle ansatte. De første ukene behøvde vi noen justeringer, men forarbeidet fra beta-testerne gjorde at vi kunne ta i bruk systemet direkte, forteller Ehrhardt.

– Jeg opplever at timeregistrering har blitt betydelig mye enklere enn før. Det er også enklere å holde oversikt over tidsforbruk, avspaseringstimer og fravær. For det første kan jeg som arbeidsgiver enkelt få et generelt overblikk for å se om det er noe jeg bør følge opp. For det andre kan hver enkelt ansatt holde god styr på eget tidsforbruk, forteller Ehrhardt.

– Videre er vi i ferd med å utvide våre tilbud av tjenester til eksterne. Da vil det bli enda viktigere å kunne fakturere utførte arbeidstimer og vi håper at Proresult vil bli et godt verktøy til dette, avslutter Ehrhardt.

«Ryfylkemuseet er et kulturhistorisk museum stiftet i 1987 med samlinger i og fra hele Ryfylke. Regionen har store variasjoner fra øylandskap i vest, til fjord- og fjellandskap i øst. Museet har hovedsete på Sand i Suldal, men dekker også kommunene Sauda, Hjelmeland, Strand, Kvitsøy, samt deler av Sandnes kommune (Forsand) og Stavanger kommune (Finnøy og Rennesøy)». (Ryfylkemuseet, 13.10.2020, Om museet)

Museet har i dag 18 faste ansatte og en rekke midlertidige ansatte gjennom året, som sommerverter, prosjekthåndverkere og lignende.

Vi i Proresult synes det er kjekt å kunne tilpasse systemet etter ulike bransjer og setter stor pris på innspillene som dukker opp underveis. Vi har latt oss inspirere av Ryfylkemuseet og hvordan de gikk frem for å digitalisere driften!